Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung in co*pilot unterstützt Sie bei der Verwaltung von Dateien in beliebigen Formaten. Dateien werden immer an der Stelle hochgeladen mit der Sie in Verbindung stehen. So sollten beispielsweise Tech-Rider für Locations bei der entsprechenden Location, Vertragsvorlagen für Künstler in der Dokumentenverwaltung beim entsprechenden Künstler abgelegt werden. Auf diese Art und Weise können Dateien ohne Ordnerstruktur organisiert werden.

Tags

Über sogenannte Tags wird einer Datei beim hochladen eine Bedeutung zugeordnet. Wenn z.B. eine Vertragsvorlage als Word-Datei hochgeladen wird, muss co*pilot mitgeteilt werden, dass es sich hierbei eben um eine Vertragsvorlage und nicht etwa einen Pressetext handelt. Dies wird über sogenannte Tags gemacht.

Beim hochladen einer Datei sehen Sie das Feld "Dieses Dokument hochladen als". An dieser Stelle kann ausgewählt werden, welche Bedeutung dem Dokument zukommt. Dabei sind nicht alle Tags bei jeder Upload Möglichkeit vorhanden. Beispielsweise macht es keinen Sinn ein Bandlogo bei einer Location hochzuladen.

Welche Tags es gibt, wo diese sind und welche Bedeutung sie haben können Sie folgenden Tabelle entnehmen

Kontakte

Tags	Bedeutung
Kontakthauptdokument	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.
Kontaktdokument	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.
Kontaktbild	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.
Briefvorlage	Vorlagendokument für den Serienbrief-Generator. Kann bei beliebigem Kontakt hochgeladen werden und wird beim Briefgenerator als Vorlage angeboten.

Locations

Tags	Bedeutung
Anhang zur Location	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.

Künstler

Tags	Bedeutung
Hauptbild	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.
Pressetext	Zeigt an, dass die Datei einen Pressetext enthält (z.B. PDF). Dies kann auf der Webseitenschnittstelle verwendet werden um z.B. einen Downloadbereich anzubieten
Pressefoto	Zeigt an, dass die Datei ein Pressefoto ist (z.B. JPG). Dies kann auf der Webseitenschnittstelle verwendet werden um z.B. einen Downloadbereich anzubieten
Biografie	Zeigt an, dass die Datei die Biografie des Künstlers enthält (z.B. PDF). Dies kann auf der Webseitenschnittstelle verwendet werden um z.B. einen Downloadbereich anzubieten
Logo	Zeigt an, dass die Datei das Bandlogo ist (z.B. JPG). Dies kann auf der Webseitenschnittstelle verwendet werden und z.B. auf einer Künstlerprofilseite
Vertragsvorlage	Zeigt an, dass die Datei eine Vorlage zur Vertragsgenerierung ist (z.B. docx). Dateien mit diesem Tag werden in der Vertragsgenerierung in den Veranstaltungsdetails angezeigt.
Sonstiger Anhang	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.

Veranstaltung - Dokumente

Tags	Bedeutung
Anhang zur Location	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.

Tour

Tags	Bedeutung
Vorlage Tour Report	Zeigt an, dass diese Datei eine Vorlage für einen Tour Report ist. Kann bei beliebiger Tour hochgeladen werden und kann über das Tour Reporting befüllt werden
Tourhauptbild	Zeigt an, dass die Datei ein Pressefoto ist (z.B. JPG). Dies kann auf der Webseitenschnittstelle verwendet werden um z.B. ein Bild zur Tour anzuzeigen
Anhang zur Tour	Keine besondere Bedeutung. Kann frei verwendet werden.

Rechnungseinstellungen - Vorlagen

Tags	Bedeutung
Rechnungsvorlage	Zeigt an, dass diese Datei (z.B. docx) als Vorlage für die Rechnungserstellung verwendet werden kann.

Newsletter - Vorlagen

Tags	Bedeutung
HTML Mailing Vorlage	Zeigt an, dass es sich bei dieser Datei um eine HTML Vorlage für ein Mailing handelt. Dies kann verwendet werden um einen Newsletter (ohne Generator) anzulegen.
Vorlage generiertes Mailing	Zeigt an, dass es sich bei dieser Datei um eine Vorlage für den Mailing Generator handelt. Diese kann verwendet werden um ein Mailing über den Mailing Generator anzulegen.