Buchungsanfragen

Dieses Werkzeug bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um Anfragen für Künstlerbuchungen zu verwalten, zu bearbeiten und daraus Veranstaltungen zu erzeugen. Weiter bietet es die Möglichkeit Termine für Künstler als blockiert zu markieren um Buchungen in diesem Zeitraum zu vermeiden.

Buchungsanfrage aufnehmen

Über den Menüpunkt Booking -> Buchungsanfragen gelangt man zur Übersichtsseite des Werkzeuges. Klicken Sie hier zunächst auf den Button Neu um eine neue Buchungsanfrage zu erstellen.

Auf der nun folgenden Eingabemaske kann eine Vielzahl von Informationen hinterlegt werden um die Anfrage richtig einzuordnen. Es lässt sich ein Anfragekontakt eintragen, mehrere Künstler zu dieser Anfrage hinzufügen und festlegen wo die Veranstaltung stattfinden soll.

Beispiel

Du erhältst einen Anruf von Tino Müller der die Band "The Big Band" für eine Veranstaltung im kommenden Mai an einem Samstag buchen möchte. Tino hat dafür derzeit noch keine fixe Location im Auge, die Veranstaltung soll allerdings in Kassel stattfinden und ca. 600 Konzertbesuchern Platz bieten. Ihr verbleibt soweit, dass ein möglicher Termin mit der Band gesucht wird und du dich im Laufe der kommenden Woche bei ihm meldest.

Zunächst sollte eine neue Buchungsanfrage mit den entsprechenden Daten angelegt werden. Dazu trägst du zunächst den Kontakt im Eingabefeld ein. Falls noch kein Kontakt mit diesem Namen existiert, bietet dir co*pilot die Option diesen über ein Popup Fenster anzulegen. Klicke dazu auf den Button rechts neben dem Eingabefeld und lege im sich nun öffnenden Popup den Kontakt an.

Da die Veranstaltung an einem Samstag im Mai stattfinden soll, müssen der Anfrage mehrere Termine hinzugefügt werden. Diese lassen sich über einen Klick auf den + Button der Anfrage hinzufügen. Da noch keine Location feststeht, kann der Bereich Angefragte Venue leer bleiben. Die Information, dass die Veranstaltung in Kassel stattfinden soll, kann jedoch im Bereich Angefragte Adresse eingetragen werden. Hierzu wählt man zunächst das Land aus. Im Eingabebereich Ort / Stadt gibt man den entsprechenden Ort ein. co*pilot sucht dann aufgrund der Eingabe nach passenden Städtenamen und schlägt diese in einer Liste vor. Ist der Name der Stadt vorhanden, muss dieser mit einem Klick übernommen werden. Für die Anfrage werden dann die entsprechenden Geodaten hinterlegt um diese in der Kartenansicht anzueigen zu können.

Wir hatten mit Tino vereinbart, dass wir uns im Laufe der kommenden Woche bei Ihm melden. Hierzu bietet co*pilot das erstellen eines Reminders an. Dabei handelt es sich um einen Alarm, welcher in der Navigationsleiste oben rechts angezeigt wird, sobald dieser abgelaufen ist. Um unsere Anfrage mit einem Reminder zu versehen, ist einfach die Checkbox über dem Speichern Knopf anzuhaken. Die Anfrage wird nun angelegt und es öffnet sich ein Popup zum erstellen des Reminders. Darin sind alle Daten zu Tino Müller eingetragen. Im Feld Erinnerungszeitpunkt lässt sich nun angeben, wann der Reminder angezeigt werden soll.

Blocktermin erstellen

Neben der Erstellung von Anfragen, gibt es auch die Möglichkeit Termine für Künstler als geblockt zu markieren. Diese dienen als Markierung in der Anfragenübersicht und signalisieren, dass hier keine Termine angenommen werden sollten.

Beispiel

   Einzelne Mitglieder der Band "The Big Band" nehmen im Juni 2 Wochen Urlaub und sind für Veranstaltungen nicht verfügbar.

Du befindest dich auf der Übersichtsseite der Buchungsanfragen. Um einen neuen Blocktermin anzulegen, fährst du mit der Maus über den Button Neu und klickst im darunter geöffneten Optionsfenster auf Block. In der folgenden Eingabemaske ist die Band zu wählen, für die der Eintrag angelegt werden soll, sowie der Zeitraum und optional eine Begründung. Durch klick auf Speichern werden entsprechende Einträge in der Übersichtsseite sichtbar.

Blocktermine können über die Kalenderschnittstelle auch an CalDAV kompatible Anwendungen wie beispielsweise iCal und auch auf mobile Endgeräte (iOS, Android) direkt den Künstlern zugängig gemacht und von diesen auch dort eingetragen werden. wie das funktioniert kannst du in der CalDAV Schnittstellen Beschreibung nachlesen.