Buchungsanfragen
Buchungsanfragen anlegen
Dieses Werkzeug bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um Anfragen für Künstlerbuchungen zu verwalten, zu bearbeiten und daraus Veranstaltungen zu erzeugen. Weiter bietet es die Möglichkeit Termine für Künstler als blockiert zu markieren um Buchungen in diesem Zeitraum zu vermeiden.
Buchungsanfrage aufnehmen
Über den Menüpunkt Booking -> Buchungsanfragen gelangt man zur Übersichtsseite des Werkzeuges. Klicken Sie hier zunächst auf den Button Neu um eine neue Buchungsanfrage zu erstellen.
Auf der nun folgenden Eingabemaske kann eine Vielzahl von Informationen hinterlegt werden um die Anfrage richtig einzuordnen. Es lässt sich ein Anfragekontakt eintragen, mehrere Künstler zu dieser Anfrage hinzufügen und festlegen wo die Veranstaltung stattfinden soll.
Beispiel
Sie erhalten einen Anruf von Tino Müller der die Band "The Big Band" für eine Veranstaltung im kommenden Mai an einem Samstag buchen möchte. Tino hat dafür derzeit noch keine fixe Location im Auge, die Veranstaltung soll allerdings in Kassel stattfinden und ca. 600 Konzertbesuchern Platz bieten. Sie verbleiben soweit, dass ein möglicher Termin mit der Band gesucht wird und sie sich im Laufe der kommenden Woche bei ihm melden.
Zunächst sollte eine neue Buchungsanfrage mit den entsprechenden Daten angelegt werden. Dazu trägen sie zunächst den Kontakt im Eingabefeld ein. Falls noch kein Kontakt mit diesem Namen existiert, bietet Ihnen co*pilot die Option diesen über ein Popup Fenster anzulegen. Klicken sie dazu auf den Button rechts neben dem Eingabefeld und legen sie im sich nun öffnenden Popup den Kontakt an.
Da die Veranstaltung an einem Samstag im Mai stattfinden soll, müssen der Anfrage mehrere Termine hinzugefügt werden. Diese lassen sich über einen Klick auf den + Button der Anfrage hinzufügen. Da noch keine Location feststeht, kann der Bereich Angefragte Venue leer bleiben. Die Information, dass die Veranstaltung in Kassel stattfinden soll, kann jedoch im Bereich Angefragte Adresse eingetragen werden. Hierzu wählt man zunächst das Land aus. Im Eingabebereich Ort / Stadt gibt man den entsprechenden Ort ein. co*pilot sucht dann aufgrund der Eingabe nach passenden Städtenamen und schlägt diese in einer Liste vor. Ist der Name der Stadt vorhanden, muss dieser mit einem Klick übernommen werden. Für die Anfrage werden dann die entsprechenden Geodaten hinterlegt um diese in der Kartenansicht anzueigen zu können.
Sie hatten mit Tino vereinbart, dass Sie sich im Laufe der kommenden Woche bei Ihm melden. Hierzu bietet co*pilot das Erstellen eines Reminders an. Dabei handelt es sich um einen Alarm, welcher in der Navigationsleiste oben rechts angezeigt wird, sobald dieser abgelaufen ist. Um Ihre Anfrage mit einem Reminder zu versehen, haken Sie einfach die Checkbox über dem Speichern Knopf an. Die Anfrage wird nun angelegt und es öffnet sich ein Popup zum Erstellen des Reminders. Darin sind alle Daten zu Tino Müller eingetragen. Im Feld Erinnerungszeitpunkt lässt sich nun angeben, wann der Reminder angezeigt werden soll.
Blocktermin erstellen
Neben der Erstellung von Anfragen, gibt es auch die Möglichkeit Termine für Künstler als geblockt zu markieren. Diese dienen als Markierung in der Anfragenübersicht und signalisieren, dass hier keine Termine angenommen werden sollten.
Beispiel
Einzelne Mitglieder der Band "The Big Band" nehmen im Juni 2 Wochen Urlaub und sind für Veranstaltungen nicht verfügbar.
Sie befinden sich auf der Übersichtsseite der Buchungsanfragen. Um einen neuen Blocktermin anzulegen, fahren sie mit der Maus über den Button Neu und klicken im darunter geöffneten Optionsfenster auf Block. In der folgenden Eingabemaske ist die Band auszuwählen, für die der Eintrag angelegt werden soll, sowie der Zeitraum und optional eine Begründung. Durch klicken auf Speichern werden entsprechende Einträge in der Übersichtsseite sichtbar.
Blocktermine können über die Kalenderschnittstelle auch an CalDAV kompatible Anwendungen (iCal, Outlook) und auch auf mobile Endgeräte (iOS, Android) direkt den Künstlern zugängig gemacht und von diesen auch dort eingetragen werden. Wie das funktioniert können Sie in der CalDAV Schnittstellen Beschreibung nachlesen.
Arbeiten mit der Übersichtsseite
Die Übersichtsseite bietet eine Vielzahl an Möglichkeiten um eingegangene Buchungsanfragen zu verwalten. Anhand der folgenden Abbildung sehen sie, was damit alles gemacht werden kann.
- Über das Pfeilsymbol lässt sich die Priorität der Anfrage festlegen. Dabei kann zwischen Niedrig, Normal und Hoch unterschieden werden.
- Über das Sternsymbol hat man die Möglichkeit eine Anfrage besonders hervorzuheben, oder diese als favorisiert zu markieren. Die Anfrage wird mit einer roten Hintergrundfarbe unterlegt und fällt auf dem ersten Blick besser ins Auge.
- Ob es sich bei dem Eintrag um einen Blocktermin, eine Anfrage oder eine Veranstaltung handelt erkennen Sie anhand des Statusfeldes.
- Über das Stifticon hast lässt sich die Buchungsanfrage einerseits bearbeiten, andererseits lassen sich weitere Details einsehen und eine Veranstaltung direkt aus der Anfrage heraus anlegen.
- Beim Klick auf die Alarmglocke öffnet sich das Popup zum erstellen eines Reminders für diese Anfrage.
- Das Infoicon erlaubt Ihnen bei einer Anfrage direkt weitere Anmerkungen einzutragen, ohne die Ansicht verlassen zu müssen. Sobald eine Anmerkung bei einer Anfrage angelegt wurde, wird das Icon rot eingefärbt.
- Um eine bessere Übersicht zu bekommen, haben Sie mit dem Auge-Icon die Möglichkeit diese Anfrage zu verstecken. Die Anfrage wird dann ausgeblendet, kann aber durch das aktivieren des Hakens Versteckte wieder eingeblendet werden.
- Durch klicken auf den Mülleimer kann die Anfrage entfernt werden. Diese wird nicht komplett gelöscht, sondern kann durch aktivieren des Hakens Gelöschte einfach wiederhergestellt werden.
Arbeiten mit der Kartenansicht
Neben der Listenansicht bietet Ihnen die Kartenansicht einen Überblick über die Orte für die Anfragen existieren aber auch bereits geplante Veranstaltungen stattfinden. Die Pins auf der Karte werden dabei in den selben Farben dargestellt, wie auch die Einträge in der Übersichtsseite. Anfragen werden somit blau gekennzeichnet, Veranstaltungen erscheinen in gelb (geplant) oder grün (bestätigt). Das Werkzeug ist vorallem dann hilfreich, wenn Sie sich einen geografischen Überblick über die Veranstaltungen eines Künstlers verschaffen möchten.
Beispiel
Sie planen gerade die nächste Tour für Ihren Künstler und haben hiefür bereits einige fixe Termine arrangiert. Um noch vorhandene Off-Tage besser nutzen zu können benötigen Sie Informationen über Anfragen für diesen Künstler.
Um Ihnen diese Informationen anzeigen zu lassen, tragen Sie zunächst den Künstler in den Filtereinstellungen auf der Kartenansicht ein und wählen den Zeitraum in den Datumsfeldern den Sie betrachten möchten. Für Sie interessant sind bei dieser Aufgabe zunächst alle Buchungsanfragen, die für diesen Künstler eingegangen sind. Diese können durch aktivieren des Hakens Buchungsanfragen der Karte hinzugefügt werden. Um weiter alle Veranstaltungen einzublenden klicken Sie auf den Haken Events. Durch das Anklicken eines Pins können Sie sich weitere Informationen dazu einblenden lassen.
Veranstaltung aus einer Anfrage erstellen
Im besten Falle steht am Ende einer Buchungsanfrage ein Vertragsabschluß mit dem Veranstalter und die Anfrage soll in eine Veranstaltung überführt werden um dort damit weiter zu arbeiten. Damit dieser Schritt reibungslos erfolgen kann, bietet Ihnen co*pilot eien speziellen Eingabemaske zum Anlegen einer Veranstaltung bei der alle Informationen aus der Anfrage heraus übernommen werden können.
Um eine Veranstaltung aus einer Buchungsanfrage zu erzeugen, klicken Sie bei der Anfrage auf das Stift-Icon und im sich öffnenden Popup Fenster auf den Button Event erzeugen. Sofern Location, Künstler und Datum eindeutig sind, werden diese Daten automatisch übernommen und der anfragende Kontakt wird als Veranstalter eingetragen. Sie haben hier jedoch die Möglichkeit auch diese Angaben nochmals zu überarbeiten. Über dem Speichern Button sehen Sie hier noch eine Checkbox mit der Beschriftung Buchungsanfrage löschen. Ist diese angeklickt, dann wird die Anfrage als gelöscht markiert und taucht in der Übersichtsseite auch nicht mehr auf. Will man vergangene Anfragen jedoch archivieren, kann dieser Haken entfernt werden.