Buchhaltungsverwaltung
Die Buchhaltungsverwaltung in co*pilot bietet die Erfassung und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen und den damit verbundenen Kosten an. Diese Daten können im wesentlichen auf 2 Arten erfasst werden. Zum einen ist ein Werkzeug zur manuellen Erfassung von Eingangsrechnungen vorhanden. Dies kann über das Hauptmenü Finanzen -> Eingangsrechnungen erreicht werden. Die andere Möglichkeit besteht darin Buchungsdatensätze über einen Import von Lexware CSV Daten automatisiert einzulesen. Die so erfassten Daten können über Kostenstellen einer Veranstaltung zugewiesen und über Kostenträger weiter aufgeschlüsselt werden. Ziel der Erfassung dieser Daten ist es die Ist-Kalkulation einer Veranstaltung mit den aktuellsten Werten automatisiert zu befüllen und Ihnen somit einen möglichst genauen Überblick über die GuV Rechnung einer Veranstaltung zu ermöglichen.
Kostenstellen
Eine Kostenstelle ist in co*pilot einer Veranstaltung gleichzusetzen. Beim anlegen einer neuen Veranstaltung, wird dieser automatisch eine Nummer vergeben, über welche die Kostenstelle angesprochen werden kann. Wurde bereits anderweitig eine Kostenstellennummer für eine Veranstaltung angelegt (z.B. in einem externen Buchhaltungsprogramm), so kann die Kostenstellennummer auch manuell vergeben werden, in dem der Haken Kostenstelle automatisiert generieren beim Anlegen der Veranstaltung deaktiviert wird. Wichtig ist hierbei jedoch zu wissen, dass eine Kostenstellennummer nur an eine einzige Veranstaltung vergeben werden kann. Bei der manuellen Vergabe ist daher darauf zu achten, dass noch keine entsprechende Nummer existiert. Es empfiehlt sich daher eine Veranstaltung zuerst immer in co*pilot anzulegen und die Nummer automatisch erzeugen zu lassen, bevor sie anderweitig verwendet wird.
Das Format für die Kostenstellennummern ist ebenfalls fest vergeben und entsteht durch eine zweistellige Jahreszahl (z.B. 15), dem Kalendermonat in dem die Veranstaltung stattfindet (z.B. 06), dem Tag des Monats (z.B. 05) sowie einer fortlaufenden Nummerierung (z.B. 2). Anhand des Beispiels würde sich also die Kostenstellennummer 1506052 ergeben.
Kostenträger
Bei Kostenträgern handelt es sich um die Möglichkeit eingehende Kosten weiter aufzuschlüsseln und diese auch aufgeschlüsselt in der Kalkulation darzustellen. Zwar ist die Verwendung von Kostenträgern prinzipiell optional, es muss jedoch mindestens ein Kostenträger vorhanden sein, damit Kalkulationen automatisch mit den auf diesen Kostenträger gebuchten Rechnungen befüllt werden können.
Kostensträger können über die Einstellungen zur Buchhaltungsverwaltung angelegt werden. Diese finden Sie im Hauptmenü unter Finanzen -> Buchhaltungsverwaltung
Als Beispiel für den Einsatz von Kostenträgern könnten folgende Bezeichnungen dienen:
- Mietkosten
- Personalkosten
- Marketingkosten
- usw...
Soll und Haben
Falls gewünscht lassen sich einzelne Positionen in einer Eingangsrechnung auch mit Soll und Haben Konten versehen. Diese dienen jedoch lediglich der Information und haben ansonsten keinen weiteren Einfluss auf die Verarbeitung der Daten. Es ist jedoch beispielsweise möglich den eigenen Kontenrahmen über die Buchhaltungsverwaltung (Hauptmenü Finanzen -> Buchhaltungsverwaltung) abzubilden und bei einem Import von Buchungssätzen diese mit den entsprechenden Konten zu verknüpfen.
Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die als Kosten für eine Produktion auftreten können. Über die bereits angesprochenen Kostenstellen und Kostenträger lassen sie sich einer Veranstaltung zuordnen und werden bei der Erzeugung des Ist-Zustandes herangezogen. Wie bereits erwähnt können Eingangsrechnungen auf zwei unterschiedliche Arten in co*pilot angelegt werden.
Manuelle Erfassung einer Eingangsrechnung
Um eine Eingangsrechnung manuell zu Erfassen kannst du die entsprechende Eingabemaske im Hauptmenü über Finanzen -> Eingangsrechnungen -> Neu erreichen.
Eingangsrechnung
- Falls die Rechnung nur eine Position beinhaltet, kann an dieser Stelle der entsprechende Kostenträger angegeben werden. Andernfalls lassen sich Kostenträger auch pro Position festlegen.
- Hier trägst du die Kostenstelle ein, auf die die Rechnung gebucht werden soll.
- Optional kann das Haben Konto hier festgehalten werden
- Optional kann das Soll Konto hier festgehalten werden
Die Felder (5), (6), (7) und (8) enthalten die üblichen Rechnungsdaten. Um alle Rechnungspositionen anzulegen können über den Button weitere Position mehrere Zeilen (9) hinzugefügt werden. Nachdem alle Daten eingetragen sind, kann die Eingangsrechnung mit einem Klick gespeichert werden. Die Kosten werden dann den entsprechenden Kostenstellen und Kostenträgern zugewiesen und sind sofort in einer gebundenen Kalkulation der entsprechenden Veranstaltung sichtbar.
Import über CSV Daten
Für den maschinellen Import bieten wir im Hauptmenü unter Finanzen -> Rechnungsimport die Möglickeit CSV Dateien mit Buchungsdatensätzen hochzuladen. Da es hier eine Vielzahl von Exportformaten gibt, ist es sinnvoll hierzu vorab direkt mit uns in Kontakt zu treten.